اجتماع مجلس إدارة الشركة، قانونيتها وأهميتها ودور "إبانة" في حوكمتها

تُعد اجتماعات مجالس الإدارات هي البوصلة التي يمكن على أساسها تحديد وجهة إنتاجية الشركات ونجاح أو فشل خططها التنظيمية والاستراتيجية، حيث يُناط بتلك المجالس رفع التوصيات إلى الجمعيات العمومية ليقر المساهمون تلك التوصيات أو يرفضونها أو يقومون بتعديلها، وعليه فبدون هذه الاجتماعات لن يكون بمقدور الشركات التخطيط ولا التنفيذ.

وفي مجالس الإدارة يتم إصدار القرارات في الأمور العاجلة وذلك بعرضها على جميع الأعضاء بالتمرير، ما لم يطلب أحد الأعضاء - كتابة - اجتماع المجلس للمداولة فيها، وتصدر تلك القرارات بموافقة أغلبية أصوات أعضاء المجلس ما لم ينص نظام الشركة الأساس على نسبة أو عدد أكبر، ويتم عرض هذه القرارات على المجلس في أول اجتماع تال له لإثباتها في محضر ذلك الاجتماع، وذلك وفقا لما نصت عليه المادة الثانية والثمانون من نظام الشركات الذي أقرته كل من وزارة التجارة وهيئة السوق المالية السعودية.

ونص نظام الشركات على أن يجتمع مجلس إدارة الشركات المساهمة 4 مرات على الأقل في السنة بدعوة من رئيسه وفقا للأوضاع المنصوص عليها في نظام الشركة الأساس، وللجهة المختصة تعديل الحد المنصوص عليه في هذه الفقرة، ويجب على رئيس المجلس دعوة المجلس إلى الاجتماع متى طلب إليه ذلك كتابة أي عضو في المجلس لمناقشة موضوع أو أكثر.

وألزم النظام مجالس إدارات الشركات بإثبات مداولات مجالس الإدارات وقراراتها في محاضر يُعدها أمين السر ويوقعها رئيس الاجتماع وأعضاء مجلس الإدارة الحاضرون وأمين السر، وتُدون المحاضر في سجل خاص يوقعه رئيس مجلس الإدارة وأمين السر، ويجوز استخدام وسائل التقنية الحديثة للتوقيع وإثبات المداولات والقرارات وتدوين المحاضر.

وإسهاماً من شركة إبانة فقد قامت بتدشين خدمة جديدة لتضاف إلى سجل إنجازاتها، وهي خدمة خاصة بإقامة وإدارة اجتماعات مجالس إدارة الشركات.

حيث تقوم إبانة بإتاحة انشاء بنود الاجتماع والتعديل عليها بالحذف أو الإضافة وكتابة المناقشات وما تم التوصل إليه من قرارات.

وتقوم بتوفير صفحة للعميل يقوم عن طريقها بإنشاء غرفة افتراضية لاجتماع مجلس الإدارة ويكون للعميل ميزة التحكم في هذه الغرفة كلياً، ويقوم بالتحكم فيما يدور داخل هذه الغرفة رئيس مجلس الإدارة وأمين السر فقط.

ومن خلالها يقوم العميل ببدء الاجتماع ويتم تسجيل كل ما دار من حديث بين أعضاء المجلس منذ البدء وحتى الانتهاء من المناقشات، ثم يكون بإمكان الأعضاء التصويت إلكترونيا على القرارات، وأخيراً رؤية نتائج عملية التصويت.

كذلك تتيح المنصة خاصية التفويض أو توكيل العضو لعضو آخر لينوب عنه، وذلك عن طريق طلب حضور وكيل عن العضو، شريطة ألا يحضر العضو إلا بالنيابة عن شخص واحد.

كذلك تتيح المنصة لأعضاء المجلس تحميل تقرير مجلس الإدارة وحفظه، سواء كان ذلك للاحتفاظ به أو لطباعته.

وحسب نظام الشركات لا يكون اجتماع مجلس إدارة الشركة المساهمة صحيحاً إلا إذا حضره نصف الأعضاء (أصالة أو نيابة) على الأقل، الا إذا نص نظام الشركة الأساس على نسبة أكبر.

ونص نظام الشركات كذلك على أنه يحق لمساهم أو أكثر يمثلون (10%) على الأقل من رأس مال الشركة، تقديم طلب إلى الجهة القضائية المختصة للتفتيش على مجلس ادارة الشركة إذا تبين تأخر في اصدار القوائم المالية او تأخير في انعقاد الجمعية العامة العادية السنوية.

ومما سبق يتضح لنا أهمية تنظيم وترتيب اجتماعات مجالس الإدارات من جهة متخصصة في هذا المجال حتى يستطيع المجلس القيام بمهامه على الوجه الأكمل، وذلك بهدف تعزيز مبدأ الشفافية وممارسة الامتثال المؤسسي والتحسين من إنتاجية الشركة.