سجل الملكية

في سجل الملكية يتم الاحتفاظ بنسخة من سند الملكية سواء كان عقارا أو أراضي أو حصة من الأسهم، ويتم في هذا السند إثبات الأمور التي يمكن الاحتياج إليها مثل وصف للعقار أو الأرض أو غيرهما، وما يرتبط به من اشتراطات قانونية، يمكن بها نقل ملكية هذا العقار أو تلك الأرض من مستثمر او مساهم إلى آخر.

والسجل في القانون يستخدم للإشارة إلى الشخص أو المكان الذي يتم فيه حفظ الوثائق والسجلات الرسمية من عقود ومخالصات وكشوف تضم أسماء المساهمين ونسبة مساهمة كل شخص في رأس المالية (حال كانت الشركة مساهمة)، وغير ذلك من الوثائق القانونية.

ويُعد من الأمور الضرورية لجميع أصحاب المشروعات الصغيرة حفظ السجلات، حيث إن حفظ السجلات الخاصة بنفقات تلك المشروعات ومصروفاتها ومن ثمَّ أرباحها أو حتى خسائرها، كذلك سجلات الموظفين والمستندات الضريبية وما يرتبط بكل ذلك من حسابات يعد أمرا مهما حيث يساعد أصحاب تلك المنشآت على مراقبة ومتابعة تقدمها نحو أهدافها، مما يسهم في توفير الجهد والوقت والمال.

ومن الأمثلة على السجلات

سجل العقود أو سندات الملكية: وفيه يتم جمع كل سندات العقارات والأراضي التي تملكها الشركة، والمعلومات المتعلقة بهذه العقارات، لمعرفة تاريخ ملكية تلك العقارات وهذه الأراضي لإمكانية إطلاع المستثمرين عليها وقت الحاجة، أو عرضها على المقرضين في حالة السعي للحصول على قرض.

سجل المساهمين: والذي به يتم تسجيل أسماء المساهمين ويمكن من خلاله متابعة المستثمرين لعمليات بيع وشراء الأسهم، ومن يبيع ومن المشتري وما حجم الحصص المملوكة، وهو يختلف عن قائمة المساهمين، حيث يتم تحديث سجل المساهمين على فترات متباعدة قد تصل لعام كامل، بينما يتم تحديث قائمة المساهمين بشكل آني وفور وقوع أي تغير في الملكيات.

وعادة ما يتم الاحتفاظ بالسجلات إما لاستخدمها وقت المساءلة أو لتزويد أطراف أخرى بالمعلومات المطلوبة (كما في حال المقرضين كما سبق) أو للاسترشاد بها في حالة دخول أعمال مستقبلية، أيضا يمكن الرجوع إليها في حالة اتخاذ القرارات.

وتمر عملية إنشاء السجلات بعدة مراحل، أولها إنشاء السجل وحفظه، ثم ترتيب هذه السجلات داخل أقسام بطريقة يسهل معها الحصول على المعلومة من تلك السجلات التي قد تصل لآلاف الصفحات بعد فترة من عمر الشركة، ثم يتم ربط السجلات ذات الصلة بعضها ببعض بطريقة او بأخرلإمكانية استرجاعها بسهولة وقت الطلب، ويتم تدوين شرح مفصل ومبسط لكيفية استخدام كل ذلك حتى يمكن استفادة المسؤولين من تلك البيانات بسهولة.

وفي السابق كان يتم الاعتماد على السجلات الورقية، وذلك بوضع كل سجلات الشركة في وضع مادي، وكانت الشركة تضطر في بعض الأحيان للاحتفاظ بأكثر من نسخة من تلك الملفات للخوف من التلف، ومع تطور الأمور أصبح هناك السجلات الإلكترونية، حيث كان يتم حفظ تلك السجلات باستخدام نظام تطبيقات إدارة المحتوى، وثم كان يتم الاحتفاظ بهذه المعلومات على أقراص صلبة، وبعد كان يتم حفظ هذه البيانات على شبكة الإنترنت وبشكل سري.

ومع تطور الأمور وظهور أنواع جديدة من التكنولوجيا مثل التكنولوجيا الرقمية والتكنولوجيا متناهية الدقة، ثم تقنية سلسلة الكتل "البلوك تشين"، وهي دفتر الأستاذ الرقمي الذي يتم فيه تسجيل المعاملات، وكما تم العمل على تطوير صناعة التقنية بأنواعها من قبل، فإنه من المتوقع أن يتم تطوير تقنية سلسلة الكتل "البلوك تشين" مرات عديدة، ورغم حداثة تقنية البلوكتشين فقد ظهرت سريعا تقنية السجلات الموزعة، والفارق بين "البلوكتشين" والسجلات الموزعة أن الأخير يمكن معها السيطرة على شبكة المعلومات التي هي لامركزية وصعب السيطرة عليها في البلوكتشين، وعلى الرغم من انتشار استخدام تقنية السجلات الموزعة بشكل كبير في انتشار البلوكتشين إلا أنها تُعد الخطوة الممهدة نحو "البلوكتشين".

وعلى كل فأيا كانت الطريقة التي سيتم بها حفظ السجلات فإنه من المهم جدا الاحتفاظ بهذه السجلات بالطريقة الأكثر أمانا، لأنها تحافظ على حقوق كل من الشركة والمساهمين، وفي الوقت ذاته هي من أهم الأمور التي تدعم توجهات المستثمرين.

وبعد شرح المقصود بالسجلات وكيفية الاحتفاظ بها وأهمية ذلك لكل من الشركة والمساهمين، يتضح لنا مدى أهمية سجلات الملكية، حيث وبدون سجل الملكية تصبح كل السجلات السابقة بلا فائدة، فإذا كان هناك شخص يحتفظ بالسجلات الخاصة بكل شيء في المؤسسة ولكن لا يملك أساس ما يثبت ملكيته لهذه المؤسسة، فمن المؤكد ان كل ذلك بلا قيمة، وكذلك المساهم إذا لم يكن لديه ما يثبت ملكيته لحصة بالشركة فإن كل ما سبق لا يعنيه.