في سعيها إلى النمو التجاري تواجه الشركات تحديات كبيرة في الإدارة، والوصول إلى نظام يتناسب وحجم نموها، مما يؤدي إلى ظهور فجوة بين النمو التجاري والإدارة، وقد يؤثر ذلك على استدامة الشركة ونجاحها على المدى الطويل.

إن تزايد الطموحات التجارية قد يؤدي في كثير من الأحيان إلى توسع مفاجئ في مشاريع الشركات، وقد يكون ذلك دون دراسة حول جاهزية المؤسسات ومدى استيعاب نظامها الإداري للتوسع ليتحول إلى عبء غير محسوب. فبينما يتسارع النمو التجاري في الشركات، تبقى البنية الإدارية والقرارات الداخلية رهينة لنظام تقليدي، أو لا يتناسب مع التوسع التجاري، مما ينتج فجوة شائعة بين النمو والإدارة.

أسباب الفجوة

تواجه الشركات النامية والمتوسعة صعوبات في التكيف مع المتغيرات في السوق أو الصناعة. ويمكن أن يؤثر سوء الإدارة على الاستدامة المالية للشركة، مما قد يؤدي إلى صعوبات مالية أو حتى الإفلاس.

وعندما تنمو الشركة بسرعة، قد تواجه صعوبة في الحفاظ على نفس مستوى الجودة والكفاءة في العمليات، وكذلك قد لا تملك الموارد الكافية سواء أكانت مالية أم بشرية أم تكنولوجية؛ وقد يصبح التواصل بين الأقسام والإدارات المختلفة أشدّ تعقيدًا.

من المهم أن يكون لدى إدارة الشركة رؤية واضحة منذ البداية، لذا لا بد من إدراك الأسباب التي تؤدي إلى ظهور هذه الفجوة لاتخاذ قرارات بشأنها.

ويمكن تلخيص أسباب الفجوة في الآتي:

1. التوسع السريع.

2. نقص الموارد.

3. تغييرات الهيكل التنظيمي.

4. تحديات التواصل.

مؤشرات الفجوة

عدد من المؤشرات قد تدل على توسع الفجوة بين النمو والإدارة، مما يؤدي إلى عدم استدامة النمو بسبب التحديات الإدارية، وقد يكون ذلك أيضًا إشارة إلى ضرورة إعادة تقييم إستراتيجيات الإدارة. وتتلخص مؤشرات وجود الفجوة في الآتي:

1-  مغادرة الموظفين العمل بالشركة على نحو متكرر.

2-  زيادة الأخطاء والتصحيحات في العمليات اليومية.

3-   صعوبة في تلبية طلبات العملاء.

4-  نقص في التواصل الداخلي بين الأقسام المختلفة أو بين الإدارة والموظفين.

5-  زيادة ضغط العمل على الموظفين.

6-   صعوبة في اتخاذ القرارات.

7-  انخفاض الأرباح رغم زيادة المبيعات.

تأثيرات الفجوة

لا بد للشركات من إدراك التأثيرات الخطيرة الناتجة عن الفجوة بين التوسع والإدارة ومن ثم العمل على تقليصها الفجوة من خلال إستراتيجيات فعالة وتخطيط دقيق. وتتفاوت تأثيرات الفجوة بين النمو التجاري والإدارة، ويمكن أن تكون كبيرة ومتنوعة ومنها:

1-انخفاض جودة منتجات الشركة.

2-التأثير على رضا العملاء.

3-زيادة التكاليف.

4-فقدان التنظيم الإداري.

6-زيادة المخاطر.

7-التأثير على الاستدامة المالية.

8-غياب بيئة العمل الداعمة والمستقرة.

حلول إبانة

من المهم إدارك أن النمو وحده لا يكفي، إذ يتعين أن ترافقه حلول تنظيمية، فمن خلال فهم أسباب الفجوة وتنفيذ استراتيجيات فعالة لتقليصها، يمكن للشركات تحقيق نمو مستدام ونجاح على المدى الطويل. إن الاستثمار في الإدارة الفعالة والتكنولوجيا والتواصل الجيد هي خطوات أساسية نحو تحقيق هذا الهدف.

ومن خلال خدمات إبانة، يُمكن وضع حلول لتقليص الفجوة، عن طريق وضع خطة محكمة تأخذ في الاعتبار الموارد المتاحة والتحديات، فضلاً عن الاستفادة من التحول الرقمي والتكنولوجي لتقليل أعباء الإدارة وتحقيق التوازن بينها والنمو السريع. تقدم إبانة حلولاً لتقليص الفجوة بين الإدارة والنمو:

1-أتمتة في حوكمة القرارات.

2-التواصل الفعال بين الإدارة العليا والإدارات الأخرى.

3-متابعة إدارات الأعمال بالكامل من خلال المنصة.

4- متابعة الاجتماعات والمهام المُسندة.

5- حوافز المواظفين.

يعد بناء الثقة بين الشركات والمساهمين من أهم ركائز النمو والازدهار الاقتصادي وأحد الأسس التي تُبنى عليها صناعة الاستثمار. إن النتائج المبهرة والخطوات الكبيرة نحو النمو، هي نتيجة لبنيان الثقة المتين. لا يبحث المساهم عن الفكرة المبتكرة أو مؤشرات النمو الواعدة أو كفاءة العمل فحسب، إنما عن شيء أعمق، يربط بين تلك العناصر ويُعضدّها، وهو الثقة في أن الفريق المنوط به إدارة الاستثمار قادر على قيادة الشركة بطريقة مُنظمة، وشفافة، وقابلة للتوسّع والنمو المستمر.

التوثيق

ليس تسهيلاً للعمل فقط أو تنظيمًا له، لكنه يساعد على اتخاذ القرارات بطريقة منهجية ومدعومة بالوثائق، وهي أولى خطوات بناء الثقة بين الشركات والمساهمين. ويتضمن التوثيق جميع الأعمال، مثل:

1- تسجيل محاضر الاجتماعات بطريقة واضحة.

2- حفظ التصويتات.

3- أرشفة القرارات للرجوع إليها وقت الحاجة.

سجل الملكية

يحتاج المساهمون إلى سجل ملكية دقيق، وحيّ، وتاريخي، يحمي من الخلافات، ويسهّل كل جولة استثمارية قادمة، خاصة فيما يتعلق بالمعلومات التي يضمها سجل الملكية وهيكلها وتغيراتها، ويجب أن يكون واضحًا على الدوام، معززًا الثقة بينهم والشركات، ويتضمن:

1- عدد الأسهم التي يملكها المساهم.

2- تاريخ الحصول على حصته.

3- المستحقات أو التحويلات المعلقة.

الاجتماعات

إن انعقاد الاجتماعات على نحو منتظم وفق جدول أعمال واضح ومتابعة نتائجها، يعد أهم خطوات بناء الثقة بين الشركات والمساهمين، فهي ليست إجراءً شكليًا، بل تقدم صورة عن كيفية عمل الشركة والتغلب على المصاعب. إن الشركات التي تتعامل مع اجتماعاتها بجدية، تُظهر للمستثمرين أنها تقود العمل بثقة.

الاستعداد المسبق

يساعد جمع البيانات المسبق وإعداد التقارير الدورية عن المالكين والاجتماعات والخطط والحوافز وجميع الأعمال الأخرى؛ على تحقيق صورة ناضجة للشركة لدى المساهمين. ويجنب الإرباك الذي يمكن أن يحدث عندما يطلب المساهم تقريرًا عن أمر ما ويستغرق الفريق أيامًا في جمع البيانات. يعزز الاستعداد المسبق العلاقةَ ويُعضّدُ الثقةَ بين المستثمرين والشركة.

الشفافية

تتحقق الشفافية عن طريق المشاركة الدقيقة والمنظمة للمعلومات التي تهم المساهم في الوقت المناسب، وبالطريقة الصحيحة. وهذا يتطلّب كشف ما يلزم وفي الوقت المناسب، بالوصول الذكي والآمن للمعلومات، مما يعزز الثقة بين الشركات والمساهمين دون إغراق.

حلول إبانة

لأنها تؤمن بأن بناء الثقة بين الشركات والمساهمين يبدأ من الداخل، تُوفِّر "إبانة" الأدوات التي تساعد على بناء جسور الثقة وتمتينها وجذب المساهمين، إذ توفر طريقة إدارة سلسة للملفات، وإعداد التقارير، والتوثيق، والتفاعل، وتنظيم الاجتماعات.

وتقدم إبانة أيضاً خدمة الأتمتة في حوكمة القرارات، بما يُحقّق التواصل الفعال بين الإدارة العليا وبقية الإدارات، وكذلك متابعة إدارات أعمال المساهمين بالكامل من خلال المنصة، وإدارة اجتماعاتهم والمهام المُسندة وحوافز الموظفين.

تدرك "إبانة" أن الثقة، تُبنى بخطوات بسيطة لكنّ أثرها بالغ، فهي لا تحتاج إلى ميزانيات ضخمة ولا علاقات خاصة، إنما تبدأ من الداخل، من طريقة الإدارة اليومية للعمل.

يهدف برنامج الحوافز إلى رفع درجة كفاءة الموظفين وزيادة إنتاجيتهم وتحقيق الرضا الوظيفي، بما ينعكس على تحسين الأداء العام للمؤسسات والشركات. ولأن برنامج الحوافز أصبح ذا أهمية في عالم الأعمال، كان لا بد من قواعد وأنظمة تحكمه لتحقق الأهداف المرجوة منه. لكن لا بد أولاً من طرح الأسئلة الصحيحة للحصول على برنامج حوافز مناسب لكل شركة أو مؤسسة. هذه ستة أسئلة يجب أن تجيب عنها إدارات الشركات قبل البدء في تصميم برنامج الحوافز.

ما هي أنواع الحوافز التي يمكن تقديمها للموظفين؟

تتعدد أشكال الحوافز، وقد تشمل مكافآت الأداء، أو أيام الإجازات الإضافية، أو التقدير العام للإنجازات. لذا لا بد من الإجابة عن سؤال: أي الحوافز يُناسب الشركة؟

قد يصلح برنامج ما للحوافز لشركة ناشئة، وقد لا يصلح لأخرى متوسعة أو تقليدية. إذن لا بد أن يناسب برنامج الحوافز طبيعة عمل الشركة، وكذلك يتعيّن أن يراعي طبيعة أعمال الشركة وهيكل الفريق، وأن يكون بمقدور إدارة الشركة متابعته بانتظام.

هل يُراعي برنامج الحوافز العدالة بين الموظفين؟

إن مراعاة العدالة بين الموظفين في برنامج الحوافز، تقود مباشرة إلى معايير منح الحوافز، فلا يكفي أن يكون البرنامج سخياً، بل يجب أن يكون عادلاً أيضاً.

لا بد من أن يشعر الموظف بأن نظام الحوافز مُنصف وشفَّاف، ويعتمد على معايير واضحة لتقييم الأداء وتوزيع المكافآت. و يتعين تبعًا لذلك المزاوجة بين آليات التحفيز وتحقيق العدالة بين الموظفين. فعندما يفتقر برنامج الحوافز إلى العدالة قد يتولد الإحباط والتذمر بين الموظفين، كما أن العدالة دون تحفيز قد تخلق بيئة ساكنة تفتقر إلى المبادرة.

إن أي حوافز تُمنح بلا معايير واضحة قد تخلق فجوة بين الموظفين، وقد تؤثر سلبًا على الروح المعنوية. والعدالة هنا تعني أن المكافأة ترتبط بالجهد والتأثير، وليس بالموقع أو القرب من الإدارة.

هل شروط الاستحقاق واضحة للجميع؟

يتعين أن تكون شروط استحقاق الحوافز واضحة، عبر آليات تحليل بيانات الأداء والسلوك الوظيفي، ما يساعد في تصميم حوافز مخصصة لكل موظف، إضافة إلى ضرورة توضيح آلية تنفيذ الحوافز؛ حتى لا يفشل البرنامج.

يجب أن يعرف الموظف: ما المطلوب منه؟ وما العمل الذي يمكن أن يحصل به على الحافز؟ ومتى يحصل عليه؟ وما القيمة الفعلية التي سيحصل عليها؟ فكلما كانت الشروط واضحة ومفهومة، زادت ثقة الفريق في البرنامج.

هل البرنامج قابل للاستمرار والاستدامة ماليًا وتنظيميًا؟

تعني الاستدامة قدرة الشركة على الوفاء بالتزاماتها دون ضغط مالي أو إداري زائد. ولكي يتحقق ذلك يتعين أن لا يُشكِّل البرنامج عبئاً على الشركة على المستوى البعيد، خاصة عند نمو الفريق أو تغيّر الظروف.

إن استدامة برنامج الحوافز وتناسبه مع الوضع المالي والإداري للشركة، يُعزّز من الثقة والرضا بين المؤسسة والموظفين، ويدفعهم إلى الإنجاز المطلوب في كُلِّ مرحلة وكُلِّ عمل؛ لذا يتطلب الأمر مراجعة دورية لنظام الحوافز بما يتناسب مع نمو المؤسسة مالياً وتنظيمياً. وكذلك يتعين على المؤسسات مراجعة جاهزيتها قبل الالتزام بأي التزامات مالية أو إدارية على المدى الطويل.

هل ستتواصل مع الفريق بوضوح حول برنامج الحوافز؟

إن طريقة شرح تصميم البرنامج جزء مهم من نجاحه، فلا بد من توضيح الأهداف، والشروط، وكيفية متابعة الأداء، للتقليل من أثر الشائعات والتأويلات، وزيادة قبول الموظفين ومشاركتهم.

إن تعزيز التواصل بين الشركات والموظفين بشأن نظام الحوافز، يسمح بالتطوير والاستدامة بما يحقق رضا الطرفين. فنجاح برامج الحوافز يبدأ من طرح الأسئلة الصحيحة وليس من الإجراءات العاجلة. ويمكن للمؤسسات استخدام نظام الاستبيان لتحليل مدى رضا الموظفين عن البرنامج.

هل هناك آلية للمراجعة والتحديث؟

إن التغيرات التي يمكن أن تتعرض لها الشركة أو المراحل التي تمر بها، من نمو وازدهار أو معوقات وصعوبات، تفرض وضع برنامج لمراجعة برنامج الحوافز وتحديثه ليتناسب مع وضع الشركة ومراحلها، وتطور احتياجات فريق العمل. إن برامج الحوافز ليست قرارات نهائية؛ لذا من المهم مراجعة البرنامج كل فترة، وقياس أثره، وتعديله بحسب الحاجة ليظل أداة فعالة لا عبئًا مؤجلًا.

خاتمة

لم تعد برامج حوافز الموظفين تقتصر على المكافآت المالية أو الترقيات التقليدية، بل أصبحت تمثل إحدى الركائز المهمة لبناء بيئة عمل مُحفزة ومُنصفة. ويكمن التحدي اليوم في تصميم برامج تحقق التوازن بين تحفيز الأداء الفردي والجماعي من جهة، وضمان العدالة التنظيمية من جهة أخرى، وذلك من خلال الاستفادة القصوى من التحول الرقمي والتقنيات الذكية.

إن برنامج الحوافز ليس خطوة شكلية، بل قرار إستراتيجي. ولا يكفي لنجاحه أن يكون جيدًا على الورق؛ بل يجب أن يكون مناسبًا وعادلًا وواضحًا ومستدامًا ومفهومًا للجميع.

مع دخول الحوكمة الرقمية مجال الاستثمار، لم تعد مجرد التزام تنظيمي، بل تحوّلت إلى عامل رئيس في استقرار الشركات واستعدادها للمنافسة. لقد ساعدت الحوكمة الرقمية على تجاوز التحديات التقليدية وتحقيق قيم الشفافية، والكفاءة، والتحكم الدقيق.

إضافة إلى ضبط الإجراءات القانونية والرقابية، تدعم الحوكمة الرقمية بيئة العمل، وتقدم تقنيات تمكن من اتخاذ القرار ومتابعته على نحو دقيق، فضلاً عن تيسير سبل التواصل بين أصحاب المصلحة.

إدارة المخاطر

تمنح الحوكمة الرقمية قدرة أعلى على تتبع التغيرات التنظيمية، وتمكن من اكتشاف نقاط الضعف المحتملة، وتوثيق القرارات، كما تقلل من الاعتماد على العمل الفردي؛ وهي بذلك تقلل من مخاطر التلاعب والأخطاء الفردية أو التفسير الخاطئ.

الشفافية

تعالج الحوكمة الرقمية قضايا مثل الملكية والقرار والتصويت، عبر أدواتها. وبذا تقدم آلية واضحة للشركاء والمستفيدين، تتخطى مجرد حصولهم على العوائد المالية، إلى ترسيخ مفهوم الشفافية، لتجيب على أسئلتهم، عبر واجهات سهلة تتيح الوصول إلى المعلومة دون تعقيد.

التكامل

إن نجاح الحوكمة الرقمية، يرتبط بقدرة الشركات على ربط أنظمتها الداخلية مع الجهات التنظيمية والقانونية، التنظيمية مثل الهيئات المالية، الجهات القضائية، والمراجعين، على نحو متكامل، ما يوفر الزمن ويزيد من دقة الامتثال.

التحول المؤسسي

تساعد الحوكمة الرقمية في التحول المؤسسي للشركات، لا سيما الشركات العائلية، التي تعاني من مشكلات من مثل تداخل الملكية مع الإدارة، وتمنحها محددات واضحة لتوزيع الأدوار وضبط الصلاحيات ومراقبية التغيرات في سجل المساهمين بصورة واضحة.

استثمار البيانات

توفر الحوكمة الرقمية أدوات لتحليل البيانات، لتمكين الشركات من بناء رؤى حول توجهات المساهمين وتحركات الملكية، ومدى توافق القرارات مع مستهدفات النمو. ويسهم استثمار البيانات في القدرة على اتخاذ القرار الأوفق.

حلول إبانة

تقدم "إبانة" حلولًا متخصصة لإدارة سجل المساهمين، وتنظيم الجمعيات العامة، وضمان الامتثال الكامل للأنظمة الرقابية في السعودية. إن التكامل الذكي مع الجهات التشريعية وسهولة استخدامها، يجعل حلول إبانة أداة قوية لأي شركة تبحث عن الشفافية، الكفاءة، والجاهزية للنمو أو الطرح العام، لتكون مثالاً عملياً لكيفية تطبيق مفاهيم الحوكمة الرقمية بفاعلية.

خاتمة

لم يعد التحول الرقمي في الحوكمة رفاهية ولا خيارًا مؤجلًا؛ بل ضرورة لأي شركة تطمح في النمو والاستدامة وتعزيز قدرتها على المنافسة في سوق ناهض ومتطور. توفر "إبانة" الأدوات، لكن الأساس يبدأ من القناعة والقرار الجاد داخل المؤسسة.

تُعزِّز الإدارة الجيدة للعلاقة بين المساهمين وإدارة الشركة، الثقةَ المُتبادلةَ بين الطرفين، بما يُعزّز المصالح  المُشتركة، ويَجذب الاستثمارات، ويَدعم النموَّ الاقتصادي لمنظومة الشركة. وتَنْبَني تلك الثقة على قيم الشفافية والعدالة والمُساءلة وتحقيق التوازن بين مصالح الأطراف المعنية. وتشمل حوكمة الشركات وضع سياسات وإجراءات لضمان الامتثال للقوانين واللوائح، وتحقيق الأداء المالي المستدام.

ولإدارة سجل المساهمين دورٌ مُهمٌّ في تنظيم هذه العلاقة، على نحوٍ يضمن وضع سياسات وإجراءات لضمان الامتثال للقوانين واللوائح وتحقيق الأداء المالي المُستدام، وضمان مُشاركة المُساهمين الفعّالة والمسؤولة في إدارة الشركة، واتخاذ القرارات المُهمّة، التي تؤثر على مستقبل الشركة ومصير أموال المساهمين.

حقوق المساهمين

في الآونة الأخيرة، باتت الحوكمة الرقمية رمانة الميزان بين حقوق المساهمين والتزاماتهم، إذ تنظم الإجراءات المالية والإدارية لحقوق المساهمين، التي تشمل:

1-     المشاركة في اتخاذ القرار.

2-     توزيع الأرباح.

3-     اختيار أعضاء مجلس الإدارة.

أما التزامات المساهمين فتتمثل في:

1-     المسؤولية المالية والمسؤولية عن الديون.

2-     الامتناع عن التدخل في الإدارة اليومية.

3-     الامتناع عن التصرُّف غير المشروع في أسهم الشركة.

وتُساعد الحوكمة الرقمية على إدارة الملكية ورأس المال، باستخدام التقنيات الرقمية الابتكارية، بتوفير رؤية شاملة لهيكل ملكية الشركة، وتوضيح تفصيلي لتوزيع الأسهم بين أصحاب المصلحة، وإدارة المعاملات المتعلقة بالأسهم، مثل خيارات الأسهم والسندات القابلة للتحويل وجولات جمع الأموال.

سجل المساهمين

يضم سجل المساهمين قائمةً بجميع المساهمين في الشركة إلى جانب معلومات الاتصال الخاصة بهم وعدد الأسهم التي يمتلكونها. ويعدُّ من الوثائق بالغة الأهمية في الشركات، لأنه يُساعد على ضمان العمل بطريقة شفافة وخاضعة للمساءلة، مع ضمان معاملة المساهمين جميعاً على نحو عادل يحترم حقوقهم.

ويسمح سجل المساهمين بتحقيق العديد من الميزات للشركات:

1-     التحقق من حقوق التصويت للمساهمين.

2-     التأكد من إبلاغ المساهمين بالقرارات المُهمّة التي تتخذها الشركة.

3-     التحقُّق من المعلومات المتعلقة بأرباح الأسهم وتوزيعها.

4-     التحقُّق من المعلومات المُتعلّقة بنقل الأسهم والتغيرات في الملكية.

إدارة سجل المساهمين في إبانة

تعتمد حلول إبانة في إدارة سجل المساهمين وجدول رأس المال، على استخدام التقنيات الرقمية الابتكارية، لتبسيط عمليات الحوكمة في الشركات، مع تقديم نظرة شاملة على هيكل ملكية الشركة وإدارة المعاملات الخاصة بالأسهم، من خلال إدارة جدول رأس المال وسجل المساهمين، وإثبات ملكية المُساهم، وتنظيم عمليات التخارج ونقل الأسهم.

وتعمل التقنيات الرقمية على تحديث سجل المساهمين والحفاظ على دقته، وتسجيل أي تغييرات في ملكية الأسهم، وتصحيح الأخطاء أو التناقضات، ويمكن من خلالها:

1-معرفة عدد الأسهم لكل مساهم.

2-إصدار شهادة الملكية.

3-إصدار نسخة رقمية مُحَّدثة من سجل المساهمين.

ويمكن كذلك نقل الأسهم بسلاسة وتنفيذ عملية التخارج رقمياً، أو بيع الأسهم، مما يُبسِّط عمليات كانت معقدة في السابق وتستغرق وقتًا طويلًا. وتضمن الطبيعة الرقمية لخدمة سجل المساهمين معاملة آمنة وفعالة وشفافة، فضلًا عن توفير الوقت والجهد.

وزارة التجارة وسجل المساهمين

وتُتيح وزارة التجارة بالمملكة العربية السعودية خدمة إلكترونية تُمكِّن المستفيدين بالشركات المساهمة أو المساهمة المُبسّطة من إضافة وتعديل وتحديث سجل المساهمين الإلكترونيً دون الحاجة إلى مراجعة فروع الوزارة.

وتتضمن الخدمة اختيار الأسهم مع إمكانية طباعة بيانات مساهم أو مراجعة الشركة في حال عدم ظهور الأسهم لتحديث السجل وإثبات الأسهم وإطِّلاع المساهم على عدد أسهمه في الشركة.

التوقيع الإلكتروني

تُتيح تقنية التوقيع الإلكتروني التأكُّد من هوية الموقع الإلكتروني باستخدام مفتاح خاص للشخص ومفتاح عام للتأكد من الهوية. ويتميَّز التوقيع الرقمي بصحة عالية ويمكن التحقُّق منه بسهولة. ويُمثّل التوقيع الإلكتروني الهوية الإلكترونية للمُساهمين والمُشاركين في الاجتماعات، مما يُقلِّل من احتمالات التزوير ويُسرّع من الإجراءات، كما أنه يَصعب كسره أو التلاعب به.

ميزات التوقيع الإلكتروني:

1-يقلل من مخاطر التزوير ويضمن أمان البيانات.

2-تسهيل الإجراءات.

3-توفير الوقت وزيادة كفاءة الاجتماعات.

4-الحفاظ على مستوى عالٍ من الأمان.

تُعد الجمعيات في قطاع الأعمال أداة أساسية لتمثيل مصالح أعضائها، حيث تتعدد أشكالها لتحقيق أهدافها المنصوص عليها في قوانينها الأساسية. تهدف هذه الجمعيات إلى استشراف المستقبل الاقتصادي ورسم خارطة طريق لنمو الشركات والمؤسسات. وبفضل دورها المحوري، تساهم في تعزيز التنمية الاقتصادية وتحقيق الأهداف الاجتماعية، كما تُشكل منصة للتعاون بين الأفراد والمنظمات لخدمة المصالح المشتركة.

تُعتبر الجمعية العمومية السلطة العليا في الشركة، وتضم جميع المساهمين، وتُعقد وفق نصاب قانوني محدد لضمان الشفافية واتخاذ القرارات المناسبة.

أنواع الجمعيات في قطاع الأعمال

1. الجمعية التأسيسية

التأسيسية: تختص بالموافقة على تأسيس الشركة، وانتخاب أعضاء مجلس الإدارة، وتعيين مدققي الحسابات؛ وتشمل مهامها التحقق من الاكتتاب الكامل برأس المال، وإعداد النصوص النهائية للنظام الأساسي للشركة، وتعيين أعضاء مجلس الإدارة الأول، واستعراض ومناقشة الأعمال والنفقات المتعلقة بتأسيس الشركة لضمان الشفافية والمصداقية.

2. الجمعية العمومية العادية

تُعقد دورياً (عادةً ما تكون سنوية)، وتركز على متابعة سير العمل في الشركة واتخاذ القرارات التشغيلية الأساسية. وتشمل اختصاصاتها توزيع الأرباح السنوية، ومراجعة التقارير المالية والإدارية، واختيار المُراجع المالي للتحقّق من الشفافية والمصداقية في الأداء المالي، وإبراء ذمة أعضاء مجلس الإدارة.

3. الجمعية العمومية غير العادية

تُتيح للمساهمين المشاركة في اتخاذ القرارات الإستراتيجية التي قد تؤثر على مسار الشركة، مثل انتخاب أعضاء مجلس الإدارة، أو تعديل النظام الأساسي، أو تخفيض رأس المال، أو تعديل الأغراض الأساسية للشركة، أو حل الشركة قبل انتهاء مدتها أو اندماجها أو تقسيمها، أو إصدار أدوات دين أو صكوك تمويلية. ويتطلّب انعقاد الجمعية العامة غير العادية حضور نسبة معينة من المساهمين لضمان تمثيل جميع الآراء، وتُتخذ القرارات بناءً على أغلبية خاصة تُحددها اللوائح.

التحديات التي تواجه الجمعيات

تواجه الجمعيات في قطاع الأعمال تحديات عديدة تؤثر على أدائها، منها:

• اكتمال النصاب القانوني:
  وهو عدد الأسهم الممثلة لرأس مال الشركة الذي يكفي لصحة انعقاد اجتماع الجمعية العمومية قانونياً. ولا توجد عقوبات على المساهم الذي يتغيّب عن حضور الاجتماع، لكنه يتخلّى عن حقه في المشاركة في اتخاذ القرارات أو الاعتراض عليها، وبإمكانه أن يوكّل عنه شخصاً آخر لحضور الجمعية بدلاً عنه.
• التصويت ومشاركة المساهمين:
  يحدُّ غياب المشاركين عن الجمعية من فرص تصويتهم ومشاركتهم في اتخاذ القرارات، وقد يتسبب في عدم اكتمال النصاب القانوني، مما يترتب عليه عدم صحة انعقاد الجمعية، وفي هذه الحالة قد تستطيع الشركة تأجيل الاجتماع والدعوة إلى اجتماع ثانٍ أو ثالث بحسب ما نصّ عليه النظام الأساسي للشركة.
• جدول الأعمال:
  يجب على مجلس الإدارة (أو المخول بالدعوة إلى جمعية) أن يأخذ في الاعتبار المواضيع التي يرغب الأعضاء المساهمون في إدراجها في اجتماع الجمعية العمومية. ويحقُّ لكل مساهم مناقشة الموضوعات المُدرجة في جدول الأعمال؛ ولا تجوز مناقشة مسائل غير مُدرجة إلا بموافقة رئيس الجمعية، لكن يمكن مناقشة الوقائع الطارئة أو المسائل التي يَطلب إدراجَها عددٌ من المساهمين.

الحلول التقنية لتحسين إدارة الجمعيات

مع التطور التكنولوجي، أصبحت الحلول الرقمية ضرورة لتسهيل عمل الجمعيات، وتشمل:

• استخدام أنظمة إلكترونية لإدارة العضوية بكفاءة.
• الاعتماد على التكنولوجيا السحابية لتخزين البيانات ومشاركتها.
• تعزيز التواصل عبر البريد الإلكتروني والمنصات الاجتماعية.
• تحليل البيانات لدعم اتخاذ القرارات.
• التعاون مع شركات تقنية لتطوير حلول مبتكرة.
• تصميم تطبيقات لتحسين الخدمات المقدمة.

حلول إبانة: مستقبل الجمعيات الرقمية

تقدم "إبانة" حلولاً مبتكرة لتسهيل إدارة الجمعيات بجميع أنواعها (العادية، غير العادية، التأسيسية) من خلال:

• إرسال دعوات الاجتماعات عبر الرسائل النصية.
• صياغة بنود الاجتماع بدقة.
• إدارة الاجتماعات بسلاسة.
• عرض الوثائق ذات الصلة.
• التصويت الإلكتروني بسهولة.
• إصدار تقارير ومحاضر فورية.

تُوفر "إبانة" الوقت والجهد للمساهمين والشركاء، مما يعزز الشفافية والمرونة في إدارة الشركات.

تواجه الجمعيات ومجالس الإدارة في المؤسسات والشركات اليوم تحديات معقدة تتطلب إعادة التفكير في الأساليب التقليدية وتبنّي حلول تقنية مبتكرة؛ ففي ظل تزايد أهمية الحوكمة والشفافية في بيئة الأعمال، بات من الضروري تطوير إستراتيجيات فعالة لتحسين عمليات اتخاذ القرار وتعزيز كفاءة الاجتماعات.

أحد أبرز التحديات التي تواجه مجالس الإدارة، تتمثل في القدرة على التكيّف مع التغيّرات والتطورات التكنولوجية المتسارعة، إضافةً إلى التركيز على التفاصيل التشغيلية بدلاً عن التفكير الإستراتيجي، مما يؤدي إلى التباطؤ في اتخاذ القرارات ذات التأثير الواسع، وتأخّر تنفيذ المبادرات، فضلاً عن الافتقار إلى الخبرات المتنوعة بين أعضاء المجلس. إضافة إلى ذلك، فإن تجاوز المجلس لدوره الرقابي قد يؤدّي إلى فقدان الثقة بين المجلس والإدارة، ويؤثر في استقلالية المجلس.

في هذا السياق، يقدم نموذج حوكمة السياسات، الذي أنشأه جون كارفر، إطاراً فعالاً يساعد المجالس على التركيز على الأهداف الإستراتيجية، بدلاً من الانشغال بالتفاصيل التشغيلية اليومية. ومن خلال تبني هذا النموذج، يمكن للمجالس تحديد سياسات واضحة وتفويض التنفيذ للإدارة التنفيذية، مما يعزز من فعالية اتخاذ القرارات ويُحسن من المساءلة داخل المنظمة.

ويمثل تبني الحلول الرقمية والحوكمة الإلكترونية نقلةً نوعية في تحسين كفاءة إدارة اجتماعات مجالس الإدارات، إذ تُسهم الأدوات المتطورة التي تتيحها في تقليل نسبة الخطأ، ورفع الكفاءة العامة وضمان الالتزام بالمعايير الإدارية المتقدمة على نحو فعال.

لم يعد التحوّل الرقمي أمراً مسانداً للشؤون الإدارية فحسب، بل أضحى ركيزة أساسية لتحقيق الشفافية والفاعلية المطلوبة، عبر تطوير أدوات تكنولوجية تواكب متطلبات العصر الرقمي.

وتتيح هذه الأدوات إنشاء وتعديل بنود الاجتماعات بسهولة، مع إدارة النقاشات والقرارات بمرونة وأمان، كما تشمل منصات إدارة الاجتماعات الافتراضية التي تُدار بالكامل من قبل المسؤولين المعنيين، مما يضمن سرية المعلومات وحمايتها. وتعزز هذه الأدوات الشفافية من خلال خاصية التصويت الإلكتروني، التي تسجل وتحفظ جميع التفاصيل تلقائياً للمراجعة والتحميل.

إضافة إلى ذلك، توفر هذه الحلول ميزة التفويض، مما يتيح للأعضاء إمكانية توكيل ممثلين عنهم لحضور الاجتماعات والتصويت نيابةً عنهم، مما يضمن استمرارية المشاركة الفعالة حتى في حال غيابهم، كما تسهل الوصول إلى تقارير الاجتماعات وتنظيمها بدقة، مما يعزز من سلاسة إدارة جميع التفاصيل المتعلقة بها، ويجسد تحولاً نوعياً في كيفية إدارة مجالس الإدارة في العصر الرقمي.

تخيل أنك مديرٌ لشركة ناشئة وتود استقطاب موظفين بمهاراتٍ فذة ترفع من إنتاجية شركتك! أو لو كنت تملك موظفين أكفاء وتود تعزيز ولائهم لك، وإطالة عُمر بقائهم في شركتك، فماذا يُتوقع منك أن تفعل؟ هناك ما يُسمى بخطة ملكية أسهم الموظفين (ESOP)، وهي من الخطط الفعالة في نمو الشركة، واستقطاب الكفاءات العالية لها، ووفقًا لتقرير صحيفة مال فإن ثمانية عشرة شركة خصصت أسهمًا في سوق الأسهم السعودية، وقُدرت بما يعادل 69,7 مليون سهم بغرض أسهم الموظفين، وذلك يدل على أهمية هذه الخطة، وغالبًا ما تُستخدم كاستراتيجية لتمويل الشركة، ومواءمة مصالح موظفيها مع مصالح مساهميها.

حيث تعزز هذه البرامج عدة جوانب إيجابية للشركة منها:

● رفع إنتاجية الموظفين يعزز قيمة الشركة على المدى الطويل.

● تيسير استقطاب مواهب فذة ترفع من كفاءة الشركة.

● الاحتفاظ بالموظفين ذوي الكفاءات لعُمرٍ أطول.

● تتيح للشركة تقديم حوافز بأسلوب فعال من حيث التكلفة مقارنة بزيادة الرواتب.

● زيادة ولاء الموظفين للشركة.

● تشجيع الموظفين على التفكير بشكل استثماري، مما يعزز استقرار الشركة.

أثر أسهم الموظفين على نمو الإيرادات

من الاستنتاجات والتوصيات التي أجرتها دراسة وانغ المعنونة ببحث حول تأثير خطة ملكية أسهم الموظفين على ابتكار المؤسسة، ونموها، تمثلت مستنتجةً الآتي:

● تنفيذ خطة منح أسهم للموظفين له تأثير كبير على نمو الشركة؛ ولكن يجب الأخذ بعين الاعتبار مدى تأثير خصائص الموظفين، فكُلما كان الموظف على درجة عالية من التعليم والمهارة، كلما بات دوره أكثر نفعًا للشركة، ويزيد ذلك من احتمالية امتلاكه على سهم بالشركة، ويجب النظر في مساهمة جميع الموظفين عند تطبيق خطة ملكية الأسهم في مختلف الإدارات والمناصب، مع تجنب المساواة بينهم.

● يجب أن تنظر الشركة نظرة شاملة عند تنفيذ خطة أسهم الموظفين في احتياجاتها الداخلية، وبيئتها الخارجية، وأن تقوم بالتخطيط العملي والمنطقي من حيث نسبة مساهمة الموظفين، ومقدار رأس المال؛ مما لا يضر بالشركة، ويُعظِّم العوائد الإيجابية لها.

اعتبر الأسهم التي تمنحها لموظفيك مصدر بث الحياة التي تتمناها في شركتك، فتساهم في دفعها نحو مستقبلٍ مزهر، ولكن تأكد من وضع خطة مُحكمة حتى لا تودي بمستقبل شركتك.

كيف تتعزَّز العلاقة بين المؤسسة والموظف؟ سؤال قديم متجدد يشغل بال المؤسسات والشركات، كبراها وصغراها. لكن في عصرنا، لم تعد العلاقة بينهما مشروطة بتلقي الرواتب والمكافآت والعلاوات. في عالم مترابط ومتسارع، عالم تتنوع فيه الخبرات، وينفتح فيه سوق العمل؛ تسعى الشركات والمؤسسات إلى بناء علاقة قائمة على التشاركية وبناء ثقة المؤسسة أو الشركة في الموظف من جانب، تمكن الشركة من الاستفادة من ارتفاع إنتاجية الموظف مما يسهم في ارتفاع قيمة أسهمها وتعزيز ولائه والاستفادة من أقصى إمكانياته من جانب آخر. لذا فإن برنامج أسهم الموظفين، هو بالدرجة الأولى تعبير عن حرص الشركات على تعزيز العلاقة بين المؤسسة أو الشركة، والموظف، كما يعد أحد أفضل الأساليب التي تمتلكها الشركات لمساعدتها في تعيين الموظفين والاحتفاظ بهم.

توفير واستقرار وظيفي

لا يعود الموظف في برنامج أسهم الموظفين مجرد عامل يؤدي عمله كيفما كانت النتيجة، بل يصبح العمل جزءاً من ملكيته. وبذا تستطيع المؤسسة الحفاظ على الاستقرار والأمان الوظيفي في الشركة، فضلاً عن التخلص من أعباء الرواتب والمكافآت العالية. وتتيح للموظف الدخول في مجال الاستثمار وتحقيق الإبداع والتميز فيه.

وقد أتاح نظام الشركات السعودي أن تحدد الشركة جزءاً من أسهمها للموظفين، بمنح الحق للجمعية العامة للمساهمين بشراء أسهم الشركة أو زيادة رأس المال، وتخصيص تلك الأسهم من عملية شراء أو زيادة أسهم الخزينة. ويعد برنامج أسهم وحوافز الموظفين أحد مصارفها النظامية.

لكن لتلافي أي آثار سلبية يمكن أن تنتج عن البرنامج، لا بد من صياغة نظامية لبرنامج أسهم الموظفين في ضوء الأنظمة المطبقة في المملكة العربية السعودية، ووفقاً لأفضل الممارسات العالمية، مما يسهل للقائمين على الشركة إدارتها وتطبيقها والاستفادة القصوى من مزاياها.

خيارات التملك

عدد من الخيارات يتيحها برنامج أسهم الموظفين، ومن أبرزها، خيار منح الأسهم كاملة دون دفع مبالغ، وأيضاً عن طريق شراء الأسهم بقيمة مخفضة، وكذلك الاستفادة من قيمة ارتفاع الاسهم فقط نقداً، فضلاً عن خيار منح قيمة الأسهم نقداً.

فائدة مزدوجة يحققها برنامج أسهم الموظفين: نمو للأعمال بأسرع الأساليب، وتعزيز على العلاقة بين الشركة والموظف، إذ تكسب الشركة ولاء الموظفين وانتمائهم لمؤسساتهم. أيضاً يجذب البرنامج الكفاءات والخبرات المميزة للشركة، مع تجنب التكاليف الباهظة في صرف الرواتب والمكافآت العالية.

عوائد مشتركة

ينعكس إشراك موظفي الشركة في ملكيتها على ولاء وفاعلية الموظف الذي بات من الملاك، كما يفتح فرصة لدخول الموظفين في عالم الاستثمار، وفي نفس المجال الذي يعملون فيه.

فضلاً عن ذلك، فإن امتلاك الموظف أسهماً بالشركة، يشجعه على زيادة الإنتاجية، مما يحقق عوائد على الفرد والمؤسسة.

وعلى الرغم من أن تملك الأسهم للموظفين، كان شكلاً موجوداً منذ زمن إلا أنه شاع منذ سبعينيات القرن الماضي. وقد استخدمته العديد من الشركات والمؤسسات بهدف مواءمة أهدافها مع تطلعات العاملين فيها.

تُعد اجتماعات مجالس الإدارات هي البوصلة التي يمكن على أساسها تحديد وجهة إنتاجية الشركات ونجاح أو فشل خططها التنظيمية والاستراتيجية، حيث يُناط بتلك المجالس رفع التوصيات إلى الجمعيات العمومية ليقر المساهمون تلك التوصيات أو يرفضونها أو يقومون بتعديلها، وعليه فبدون هذه الاجتماعات لن يكون بمقدور الشركات التخطيط ولا التنفيذ.

وفي مجالس الإدارة يتم إصدار القرارات في الأمور العاجلة وذلك بعرضها على جميع الأعضاء بالتمرير، ما لم يطلب أحد الأعضاء - كتابة - اجتماع المجلس للمداولة فيها، وتصدر تلك القرارات بموافقة أغلبية أصوات أعضاء المجلس ما لم ينص نظام الشركة الأساس على نسبة أو عدد أكبر، ويتم عرض هذه القرارات على المجلس في أول اجتماع تال له لإثباتها في محضر ذلك الاجتماع، وذلك وفقا لما نصت عليه المادة الثانية والثمانون من نظام الشركات الذي أقرته كل من وزارة التجارة وهيئة السوق المالية السعودية.

ونص نظام الشركات على أن يجتمع مجلس إدارة الشركات المساهمة 4 مرات على الأقل في السنة بدعوة من رئيسه وفقا للأوضاع المنصوص عليها في نظام الشركة الأساس، وللجهة المختصة تعديل الحد المنصوص عليه في هذه الفقرة، ويجب على رئيس المجلس دعوة المجلس إلى الاجتماع متى طلب إليه ذلك كتابة أي عضو في المجلس لمناقشة موضوع أو أكثر.

وألزم النظام مجالس إدارات الشركات بإثبات مداولات مجالس الإدارات وقراراتها في محاضر يُعدها أمين السر ويوقعها رئيس الاجتماع وأعضاء مجلس الإدارة الحاضرون وأمين السر، وتُدون المحاضر في سجل خاص يوقعه رئيس مجلس الإدارة وأمين السر، ويجوز استخدام وسائل التقنية الحديثة للتوقيع وإثبات المداولات والقرارات وتدوين المحاضر.

وإسهاماً من شركة إبانة فقد قامت بتدشين خدمة جديدة لتضاف إلى سجل إنجازاتها، وهي خدمة خاصة بإقامة وإدارة اجتماعات مجالس إدارة الشركات.

حيث تقوم إبانة بإتاحة انشاء بنود الاجتماع والتعديل عليها بالحذف أو الإضافة وكتابة المناقشات وما تم التوصل إليه من قرارات.

وتقوم بتوفير صفحة للعميل يقوم عن طريقها بإنشاء غرفة افتراضية لاجتماع مجلس الإدارة ويكون للعميل ميزة التحكم في هذه الغرفة كلياً، ويقوم بالتحكم فيما يدور داخل هذه الغرفة رئيس مجلس الإدارة وأمين السر فقط.

ومن خلالها يقوم العميل ببدء الاجتماع ويتم تسجيل كل ما دار من حديث بين أعضاء المجلس منذ البدء وحتى الانتهاء من المناقشات، ثم يكون بإمكان الأعضاء التصويت إلكترونيا على القرارات، وأخيراً رؤية نتائج عملية التصويت.

كذلك تتيح المنصة خاصية التفويض أو توكيل العضو لعضو آخر لينوب عنه، وذلك عن طريق طلب حضور وكيل عن العضو، شريطة ألا يحضر العضو إلا بالنيابة عن شخص واحد.

كذلك تتيح المنصة لأعضاء المجلس تحميل تقرير مجلس الإدارة وحفظه، سواء كان ذلك للاحتفاظ به أو لطباعته.

وحسب نظام الشركات لا يكون اجتماع مجلس إدارة الشركة المساهمة صحيحاً إلا إذا حضره نصف الأعضاء (أصالة أو نيابة) على الأقل، الا إذا نص نظام الشركة الأساس على نسبة أكبر.

ونص نظام الشركات كذلك على أنه يحق لمساهم أو أكثر يمثلون (10%) على الأقل من رأس مال الشركة، تقديم طلب إلى الجهة القضائية المختصة للتفتيش على مجلس ادارة الشركة إذا تبين تأخر في اصدار القوائم المالية او تأخير في انعقاد الجمعية العامة العادية السنوية.

ومما سبق يتضح لنا أهمية تنظيم وترتيب اجتماعات مجالس الإدارات من جهة متخصصة في هذا المجال حتى يستطيع المجلس القيام بمهامه على الوجه الأكمل، وذلك بهدف تعزيز مبدأ الشفافية وممارسة الامتثال المؤسسي والتحسين من إنتاجية الشركة.

مع التطورات المتتالية والمتسارعة في الوقت ذاته وبالأخص في علوم الإدارة الحديثة ووسائل التطور المؤسسي أصبح مفهوم التحول المؤسسي من المفاهيم المهم التعرف عليها بهدف معرفة أهميته وأهم الأهداف وراء عملية التحول.

ووسط هذه التطورات أصبح من المهم للشركات أن تركز على تطوير نشاطها التجاري والتعديل في أساليب ونماذج أعمالها من أجل مواكبة تلك التغيرات والتطورات، وذلك بهدف تحسين أداء أعمالها.

وكذلك ومن أجل الحفاظ على الميزات التنافسية وتعظيم الحصة السوقية كان على الشركات الاتجاه إلى التحول المؤسسي، حيث أصبح من الاحتياجات التي لا مفر للشركات منها، وخاصة مع التغيرات الحديثة في الأسواق، والتقدم التقني المتسارع.

وعلى الرغم من ما تم ذكره من فوائد ومميزات لعملية التحول المؤسسي، وعلى الرغم من أنه أصبح لا مفر للشركات من التوجه إليه، إلا أنه وكغيره من الخطوات المهمة لإحداث التقدم لدى الشركات، فلابد أن تكون تلك الخطوات محسوبة قبل اتخاذها وبدقة، حيث وفي حال لم يتم اتخاذ هذه الجوانب بالحسبان فقد تأتي عملية التحول بأثر عكسي، حيث قد تنفق المؤسسة الكثير من الأموال دون تحقيق العائد المرجو.

وعليه وحتى تؤتي عملية التحول أَكلها، فلابد من الإجابة على سؤالين رئيسيين، الأول ما هو الوضع الحالي للمؤسسة، والثاني مفاده ما الوضع المنشود الذي تسعى المؤسسة لتكون عليه مستقبلا، حيث الإجابة على هذين السؤالين هي مفتاح جميع ما قد تمر به المؤسسة من أسئلة خلال مراحل التحول المؤسسي.

فالمقصود بالتحول المؤسسي هو عملية تحول أو انتقال المنظمة من وضعها الحالي إلى وضع آخر مستهدف بهدف التحسين والتطوير، وذلك عن طريق إحداث تغيير داخل المؤسسة وفقاً لمنهجية محوكمة ينتج عنها أثر إيجابي على البيئة الداخلية للمؤسسة.

ويكون ذلك من خلال ربط الأهداف الاستراتيجية لها بالوضع المستهدف منها، وإطلاق مشاريع ومبادرات داعمة لإحداث الفارق وفق الفرص المتاحة لمسار التغيرات وما يصحب ذلك كله من تطوير للبنية الأساسية والرقمية مع إشراك أصحاب المصلحة داخل وخارج المؤسسة في كل ما سبق.

وعليه فإن التحول المؤسسي يعمل على إعادة ترتيب وتنظيم ومراقبة مهام المؤسسة، مع الحرص على الاستمرار في ما تقدمه من خدمات أو تنتجه من منتجات، والعمل على تدبير التمويل اللازم لتلك الخدمات أو هذه المنتجات.

وتلتزم الإدارة أو الوحدة المسؤولة عن برنامج التحول بعدد من المهام والمسؤوليات، ومنها تعيين الكوادر التي ستساعد المؤسسة في تنفيذ برنامج التحول، ورفع تقارير الأداء للإدارات المرتبطة بالبرنامج، والتأكد من مواءمة برنامج التحول مع سير المبادرات والمشاريع بما يتوافق مع مبادئ الحوكمة، مع متابعة الخطط التشغيلية للإدارات التابعة ومؤشراتها والرفع بتقاريرها للمشرف العام على البرنامج.

وبناء على ما سبق فإنه من الطبيعي والمنطقي ومع كل ما ذكرنا أن نرى العديد من التحديات والمعوقات، وقد يكون من العوامل المساعدة لمواجهة هذه التحديات وتلك المعوقات اللجوء إلى تسريع وتيرة التحول الرقمي والبحث عن الفرص الجديدة المناسبة لوضع الشركة في أي من مراحل التحول.

كذلك لمواجهة تلك التحديات والمعوقات يمكن القيام بقفزات استكشافية للطاقات البشرية الكامنة للموظفين، والعمل على تطوير الموارد البشرية عبر برامج تطويرية وتنظيمية مخططة تسهم في إشراك المجتمع الداخلي والخارجي المرتبط بالمؤسسة.

وعلى هذا تسعى الشركات من خلال التحول المؤسسي إلى تحقيق إنجازاتها بشكل سريع، وهو أمر مطلوب لتحقيق مسارات الإنجاز بوتيرة سريعة، حتى وإن استغرقت تلك الإنجازات وقت طويل، ولكن الأهم هو تحقيق الإنجازات المتتالية.

تُعد الجمعيات العامة للمساهمين من أهم الوسائل التي يقوم المساهمين بممارسة صلاحياتهم وتقرير حقوقهم من خلالها، كما أنها بمثابة حلقة الوصل بين المساهمين ومجلس إدارة الشركة، وهي في الوقت ذاته تمكن المساهمين اتخاذ الإجراءات التي كفلها النظام لهم في رقابة وتنظيم عمل الشركة بشكل عام بما فيها أعمال مجلس إدارة الشركة في حدود ما نص عليه نظام الشركات ولوائحة التنفيذية والأنظمة الأخرى المرعية، فالمراجعون والمساهمون يرفعون لها ما قد يرونه من مخالفات أو تجاوزات للنظر فيها واتخاذ ما يرونه مناسب حيالها.

فعلى سبيل المثال: تمكن الجمعيات المساهمين من إقرار لائحة عمل مجلس الإدارة واللجان التابعة – إن وجدت – والتي بطبيعة الحال تتضمن تنظيم وإقرار طرق تعيين أعضاء مجلس الإدارة، وشروط عضوية المجلس، وقبول اعتزال الأعضاء أو عزلهم علاوة على تقرير جميع ما يستلمه أو استلمه أعضاء مجلس إدارة من مكافآت خلال العام المالي للشركة، وغير ذلك من الأمور التي تجعل للجمعية العامة دور الرقيب والحاكم الأخير لكل ما يتم داخل الشركة، وعليه فإن حضور المساهمين لتلك الجمعيات يجعل لهم دور في تقدم وازدهار الشركة أو العكس في حالة عدم الاهتمام بالحضور.

وتنقسم جمعيات المساهمين العامة بحسب البنود المعروضة في جدول الأعمال إلى الجمعية العامة غير العادية، والجمعية العامة العادية.

وحرص نظام الشركات في المملكة العربية السعودية على أن يكون للمساهمين الكلمة الأولى والأخيرة ومنذ اليوم الأول لتأسيس الشركة، وتنعقد – بشكل عام -  الجمعيات العامة للمساهمين عادية كانت أم غير عادية بدعوة مجلس إدارة الشركة أو عدد من المساهمين يمثلون نسبة (10%) من إجمالي أسهم الشركة أو بدعوة من مراجع حسابات الشركة، حيث نص النظام: ("على مجلس الإدارة أن يدعو الجمعية العامة العادية للانعقاد خلال (ثلاثين) يومًا من تاريخ طلب مراجع الحسابات أو مساهم أو أكثر يمثلون (عشرة في المائة) من أسهم الشركة التي لها حقوق تصويت على الأقل، ويجوز لمراجع الحسابات دعوة الجمعية العامة العادية إلى الانعقاد إذا لم يوجه المجلس الدعوة خلال (ثلاثين) يومًا من تاريخ طلب مراجع الحسابات")؛ وذلك لطرح ومناقشة الموضوعات المتعلقة بشؤون الشركة وتبادل الآراء وتقديم المقترحات والاستماع لها وتحديد أوضاع الشركة والتحديات المستقبلية. كما نص النظام على أن لكل مساهم له حق التصويت مهما كان عدد أسهمه حق حضور الجمعية والتصويت على جدول أعمالها وبنودها

وبحسب نظام الشركات والذي تم نشـــره في صحيفـــة أم القرى بتاريـــخ 23-12-1443هـ الموافق 22-7-2022م، وتم البدء بتنفيذه بتاريخ 26-6-1444هـ الموافق 19-1-2023م، فلكل مساهم حق حضور اجتماع الجمعية العامة ولو نص نظام الشركة الأساس على غير ذلك، وله في ذلك أن يوكل عنه شخصًا آخر من غير أعضاء مجلس الإدارة.

ويرأس اجتماع الجمعية العامة للمساهمين رئيس مجلس الإدارة أو نائبه عند غيابه، أو من ينتدبه مجلس الإدارة من أعضائه عند غيابهما، وفي حال تعذر ذلك يرأس الجمعية العامة من ينتدبه المساهمون من أعضاء المجلس أو من غيرهم عن طريق التصويت، وأجاز النظام  عقد اجتماع الجمعية العامة واشتراك المساهم في المداولات والتصويت على القرارات بوساطة وسائل التقنية الحديثة.

وتتضمن اختصاصات الجمعية العامة غير العادية:

- تعديل نظام الشركة الأساس، إلا ما يتعلق بما يأتي:

أ- حرمان المساهم أو تعديل أيّ من حقوقه الأساسية التي يستمدها بصفته مساهمًا، وذلك مع مراعاة طبيعة الحقوق المتعلقة بنوع أو فئة الأسهم التي يمتلكها المساهم، وبخاصة ما يأتي:

1) الحصول على نصيب من الأرباح التي يتقرر توزيعها، سواء أكان التوزيع نقدًا أم من خلال إصدار أسهم مجانية لغير عاملي الشركة والشركات التابعة لها.

2) الحصول على نصيب من صافي أصول الشركة عند التصفية.

3) حضور جمعيات المساهمين العامة أو الخاصة، والاشتراك في مداولاتها، والتصويت على قراراتها.

4) التصرف في أسهمه، إلا وفقًا لأحكام النظام.

5) طلب الاطلاع على سجلات الشركة ووثائقها، ومراقبة أعمال مجلس الإدارة، ورفع دعوى المسؤولية على أعضاء المجلس، والطعن ببطلان قرارات جمعيات المساهمين العامة والخاصة.

ب- التعديلات التي من شأنها زيادة الأعباء المالية للمساهمين، ما لم يوافق على ذلك جميع المساهمين.

- تقرير استمرار الشركة أو حلها.

- الموافقة على شراء الشركة لأسهمها.

وللجمعية العامة غير العادية - فضلًا عن الاختصاصات المقررة لها بموجب أحكام النظام - أن تصدر قرارات في الأمور الداخلة أصلًا في اختصاصات الجمعية العامة العادية، وذلك بالشروط والأوضاع ذاتها المقررة للجمعية العامة العادية.

وفيما عدا ما تختص به الجمعية العامة غير العادية، تختص الجمعية العامة العادية بجميع الأمور المتعلقة بالشركة، وعلى الأخص ما يأتي:

أ- انتخاب أعضاء مجلس الإدارة، وعزلهم.

ب- تعيين مراجع حسابات أو أكثر للشركة، وفقًا لما يقتضيه النظام، وتحديد أتعابه، وإعادة تعيينه، وعزله.

ج- الاطلاع على تقرير مجلس الإدارة ومناقشته.

د- الاطلاع على القوائم المالية للشركة ومناقشتها.

هـ- مناقشة تقرير مراجع الحسابات -إن وجد- واتخاذ قرار بشأنه.

و- البت في اقتراحات مجلس الإدارة بشأن طريقة توزيع الأرباح.

ز- تكوين احتياطيات الشركة وتحديد استخداماتها.

وتنعقد الجمعية العامة العادية السنوية مرة على الأقل خلال الأشهر (الستة) التالية لانتهاء السنة المالية للشركة. ويجوز دعوة جمعيات عامة عادية أخرى كلما دعت الحاجة إلى ذلك.

إذا كان من شأن قرار الجمعية العامة تعديل حقوق فئة معينة من المساهمين، فلا يكون القرار نافذًا إلا إذا صدّق عليه من له حق التصويت من هؤلاء المساهمين المجتمعين في جمعية خاصة بهم وفقًا للأحكام المقررة لانعقاد الجمعية العامة غير العادية وإصدار قراراتها.

يجب أن يبين طلب انعقاد الجمعية العامة البنود المطلوب أن يصوت عليها المساهمون.

ويجوز بقرار من الجهة المختصة دعوة الجمعية العامة العادية إلى الانعقاد في الحالات الآتية:

أ- إذا انقضت المدة المحددة لانعقاد الجمعية العامة العادية دون انعقادها.

ب- إذا تبين وجود مخالفات لأحكام النظام أو نظام الشركة الأساس، أو وقوع خلل في إدارة الشركة، بما في ذلك نقص عدد أعضاء مجلس الإدارة عن الحد الأدنى لصحة انعقاده.

ج- إذا لم يوجه المجلس الدعوة إلى انعقاد الجمعية العامة العادية خلال مدة ثلاثين يوما من تاريخ طلب مراجع الحسابات أو مساهم أو أكثر يمثلون (عشرة في المائة) من أسهم الشركة التي لها حقوق تصويت على الأقل.

وللجهة المختصة اتخاذ الإجراءات اللازمة لعقد الجمعية العامة العادية، ولها أن تترأس اجتماع تلك الجمعية في حال تعذر رئاستها من رئيس مجلس الإدارة كما حدد النظام.

النصاب اللازم لعقد اجتماع الجمعية العامة العادية

لا يكون انعقاد اجتماع الجمعية العامة العادية صحيحًا إلا إذا حضره مساهمون يمثلون 25% من أسهم الشركة التي لها حقوق تصويت على الأقل، ما لم ينص نظام الشركة الأساس على نسبة أعلى، بشرط ألا تتجاوز 50%.

إذا لم يتوافر النصاب اللازم لعقد اجتماع الجمعية العامة العادية، توجه الدعوة إلى اجتماع ثانٍ يعقد خلال (الثلاثين) يومًا التالية للتاريخ المحدد لانعقاد الاجتماع السابق. ومع ذلك، يجوز عقد الاجتماع الثاني بعد ساعة من انتهاء المدة المحددة لانعقاد الاجتماع الأول، بشرط أن يجيز ذلك نظام الشركة الأساس، وأن تتضمن الدعوة إلى عقد الاجتماع الأول ما يفيد بإمكانية عقد ذلك الاجتماع. وفي جميع الأحوال، يكون الاجتماع الثاني صحيحًا أيًّا كان عدد الأسهم التي لها حقوق تصويت الممثلة فيه، وتصدر قرارات الجمعية العامة العادية بموافقة أغلبية حقوق التصويت الممثلة في الاجتماع.

النصاب اللازم لعقد اجتماع الجمعية العامة غير العادية

لا يكون اجتماع الجمعية العامة غير العادية صحيحًا إلا إذا حضره مساهمون يمثلون 50% من أسهم الشركة التي لها حقوق تصويت على الأقل ما لم ينص نظام الشركة الأساس على نسبة أعلى، بشرط ألا تتجاوز (الثلثين).

إذا لم يتوافر النصاب اللازم لعقد اجتماع الجمعية العامة غير العادية، توجه الدعوة إلى اجتماع ثانٍ. ومع ذلك يجوز عقد الاجتماع الثاني بعد ساعة من انتهاء المدة المحددة لعقد الاجتماع الأول، بشرط أن تتضمن الدعوة إلى عقد الاجتماع الأول ما يفيد بإمكانية عقد ذلك الاجتماع. وفي جميع الأحوال، يكون الاجتماع الثاني صحيحًا إذا حضره مساهمون يمثلون 25% من أسهم الشركة التي لها حقوق تصويت على الأقل.

إذا لم يتوافر النصاب اللازم لعقد الاجتماع الثاني، وجهت دعوة إلى اجتماع ثالث، ويكون الاجتماع الثالث صحيحًا أيًّا كان عدد الأسهم التي لها حقوق تصويت الممثلة فيه.

تصدر قرارات الجمعية العامة غير العادية بموافقة (ثلثي) حقوق التصويت الممثلة في الاجتماع، إلا إذا كان القرار متعلقًا بزيادة رأس المال أو تخفيضه أو بإطالة مدة الشركة أو بحلها قبل انقضاء المدة المحددة في نظامها الأساس أو باندماجها مع شركة أخرى أو تقسيمها إلى شركتين أو أكثر، فلا يكون صحيحًا إلا إذا صدر بموافقة (ثلاثة أرباع) حقوق التصويت الممثلة في الاجتماع.

على مجلس الإدارة أن يقيد لدى السجل التجاري قرارات الجمعية العامة غير العادية التي تحددها اللوائح خلال (خمسة عشر) يومًا من تاريخ صدورها.

سريان قرار الجمعية العامة

يسري قرار الجمعية العامة لشركة المساهمة من تاريخ صدوره باستثناء الحالات التي ينص فيها النظام، أو نظام الشركة الأساس، أو القرار الصادر، على سريانه بوقت آخر أو عند تحقق شروط معينة.

التصويت في جمعية المساهمين

كما تم الإشارة إليه مسبقاً فإنه يحق لكل مساهم يملك سهم له حق التصويت، التصويت على بنود وقرارات الجمعية،  ويبين نظام الشركة الأساس طريقة التصويت في جمعية المساهمين.

واستثناءً من ذلك، لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة المساهمين الاشتراك في التصويت على قرارات الجمعية التي تتعلق بالأعمال والعقود، التي لهم فيها مصلحة مباشرة أو غير مباشرة أو التي تنطوي على تعارض مصالح.

ما يجب أن يتوافر في جدول أعمال الجمعية العامة

على مجلس الإدارة عند إعداد جدول أعمال الجمعية العامة أن يأخذ في الاعتبار الموضوعات التي يرغب المساهمون في إدراجها. ويحق لمساهم أو أكثر يمثلون (عشرة في المائة) من أسهم الشركة التي لها حقوق تصويت على الأقل إضافة موضوع أو أكثر إلى جدول الأعمال عند إعداده، وللجهة المختصة تعديل هذه النسبة.

على مجلس الإدارة كذلك إفراد كل موضوع من الموضوعات المدرجة على جدول أعمال الجمعية العامة في بند مستقل، وعدم الجمع بين الموضوعات المختلفة جوهريًّا تحت بند واحد، وعدم وضع الأعمال والعقود التي يكون لأي من أعضاء مجلس الإدارة مصلحة مباشرة أو غير مباشرة فيها ضمن بند واحد بغرض التصويت على البند كاملًا.

لكل مساهم حق مناقشة الموضوعات المدرجة في جدول أعمال الجمعية العامة وتوجيه الأسئلة في شأنها إلى أعضاء مجلس الإدارة ومراجع الحسابات. ويعد باطلًا كل نص في نظام الشركة الأساس يحرم المساهم من هذا الحق. ويجيب مجلس الإدارة أو مراجع الحسابات عن أسئلة المساهمين بالقدر الذي لا يعرض مصلحة الشركة للضرر. فإذا رأى أحد المساهمين أن الرد على سؤاله غير كافٍ، احتكم إلى الجمعية العامة، وكان قرارها في هذا الشأن نافذًا.

محضر اجتماع الجمعية

يحرر باجتماع الجمعية محضر يتضمن عدد المساهمين الحاضرين بالأصالة أو النيابة، وعدد الأسهم التي في حيازتهم بالأصالة أو النيابة، وعدد الأصوات المقررة لها، والقرارات التي اتخذت، وعدد الأصوات التي وافقت عليها أو عارضتها، وخلاصة وافية للمناقشات التي دارت في الاجتماع. وتدون المحاضر بصفة منتظمة عقب كل اجتماع في سجل خاص يوقعه رئيس الجمعية وأمين سرها وجامعو الأصوات. وللجهة المختصة وضع ضوابط بشأن محاضر اجتماعات الجمعيات ومهمات أمناء سرها وجامعي الأصوات.

حق الاعتراض على قرار الجمعية

دون إخلال بحقوق الغير حسن النية، يكون لأي مساهم التقدم إلى الجهة القضائية المختصة بطلب إبطال قرار جمعية المساهمين الصادر بالمخالفة لأحكام النظام أو نظام الشركة الأساس، إذا اعترض عليه خلال الاجتماع، أو تغيب عنه بعذر مقبول. ولا تسمع دعوى البطلان بعد انقضاء (تسعين) يومًا من تاريخ صدور القرار.

يشترط لرفع الدعوى أن يكون رافع الدعوى مساهمًا في الشركة أثناء رفع الدعوى وخلال جميع إجراءاتها.

متى يمكن إصدار قرارات بالتمرير؟

يجوز أن يُنص في نظام الشركة الأساس على أن يكون لرئيس مجلس إدارة شركة المساهمة غير المدرجة في السوق المالية اقتراح إصدار قرار الجمعية العامة بعرضه على المساهمين بالتمرير، دون الحاجة إلى انعقادها ما لم يطلب أي من المساهمين -كتابة- اجتماع الجمعية العامة للمداولة فيه. ومع ذلك، يشترط لإصدار قرارات الجمعية العامة المتعلقة بانتخاب أعضاء مجلس إدارة الشركة وعزلهم، وتعيين مراجع حسابات الشركة -إن وجد- وعزله، ويشترط كذلك للاطلاع على القوائم المالية للسنة المالية المنقضية ومناقشتها؛ انعقادُ الجمعية العامة وفقًا للأحكام ذات الصلة.

يشترط لصحة القرار المقترح إصداره بالتمرير، أن ترسله الشركة مرافقًا له الوثائق ذات العلاقة إلى جميع المساهمين، مع بيان ما يتعين على المساهم اتباعه للموافقة عليه والتاريخ الذي يتعين فيه صدوره.

النصاب اللازم لإصدار القرار بالتمرير

تصدر قرارات الجمعية العامة بالتمرير في شركات المساهمة غير المدرجة في السوق المالية وفق الآلية الآتية:

أ- فيما يتعلق بالقرار الذي يدخل في اختصاص الجمعية العامة العادية: يصدر بموافقة مساهم أو أكثر يمثلون أغلبية حقوق التصويت، ما لم ينص نظام الشركة الأساس على نسبة أعلى.

ب- فيما يتعلق بالقرار الذي يدخل في اختصاص الجمعية العامة غير العادية: يصدر بموافقة مساهم أو أكثر يمثلون (75%) على الأقل من حقوق التصويت، ما لم ينص نظام الشركة الأساس على نسبة أعلى.

وتثبت قرارات الجمعية العامة الصادرة بالتمرير في محاضر.

يُعد إشراك عدد من المساهمين أحد أهم الطرق للحصول على التمويل وخاصة في الشركات المتوسطة والصغيرة ومتناهية الصغر، حيث تقوم تلك الشركات بعرض جزء من أسهمها على عدد من المساهمين ليكونوا بمثابة الشركاء لها، ولكن دون التدخل في الإدارة بشكل كامل.

وعندما تقوم الشركات بإصدار أسهم للمساهمين فلابد أن تقوم بتسجيل هذه الأسهم في سجلات دقيقة وآمنة، وقد يكون من الصعب الاحتفاظ بهذه السجلات بشكل آمن تماماً، بالطرق الاعتيادية، وكذلك قد تواجه تلك الشركة مشكلة في عملية تنظيم ملكية تلك الأسهم ونقلها من مساهمين لآخرين في حال أرادوا ذلك، ومن هنا تأتي أهمية خدمة مناقلة الأسهم.

فعند قيام الشركة ببيع حصة من أسهمها للحصول على الأموال اللازمة لتمويل مشروعاتها التوسعية أو أنشطتها التشغيلية، تكون في حاجة إلى من يقوم بإدارة سجلات المستثمرين وبشكل سلس، حيث يوفر ذلك الوقت لإدارة الشركة للتركيز على الجوانب الفنية والتشغيلية لديها بدلا من الانشغال بأمور المساهمين وطرق تسجيل أسهمهم، والإشراف على سجلاتهم التي قد تتعرض لسبب أو لآخر للتلف مما قد يعرضها لمشاكل مع المساهمين، وهو ما تم حله بشكل كلي من خلال خدمة مناقلة الأسهم بطريقة إلكترونية.

وتقوم وكالات نقل أو مناقلة الأسهم بإدارة التغيرات في ملكية الأسهم، حيث يكون لديها البيانات الكافية التي قد تحتاج إليها الشركة سواء في نقل الأسهم أو تجزئتها أو حتى إلغاء إصدارها، وغير ذلك من الإجراءات التي تقوم بها الشركات فيما يخص أسهمها.

وتقوم وكالات مناقلة الأسهم بالإضافة إلى ما سبق بإنشاء والحفاظ على علاقة إيجابية مع المساهمين، حيث عادة ما تكون لديه الدراية الكافية للقيام بمثل تلك الأمور، وهو ما يجعل المساهمين في أمان من عملية فقدان عقود ملكية تلك الحصص، كما يوفر عليهم دفع رسوم للبريد حتى يتنسى لهم الحصول على تلك العقود حيث أصبحت كل تلك الأمور تتم بمجرد ضغطة زر.

كذلك عملية القيام بمناقلة الأسهم وتسجيلها بشكل إلكتروني مؤتمت ضمن إطار تعاقدي محكم، تسهل عمليات الاندماج أو الاستحواذ أو تجزئة الأسهم أو تعديل قيمتها الاسمية، أو توزيع العوائد أو حتى الطرح للاكتتاب العام أو الطرح عبر منصات التمويل الجماعي أو غير ذلك من الأمور التي تستدعي إشراك مساهمين أو مستثمرين جدد بالأسهم.

وتقوم وكالات مناقلة الأسهم بالاحتفاظ بسجلات المساهمين من خلال الحفاظ على فئات الأسهم وتوفير معلومات حساب المساهمين وتحديثها وإتاحة معلومات الاتصال بالمساهمين.

"إبانة" وخدمة مناقلة الأسهم

تقوم شركة إبانة المتخصصة في إدارة علاقات المساهمين بتقديم خدمة نقل ملكية الأسهم بطريقة إلكترونية نوعية مؤتمتة بالكامل، وضمن إطار تعاقدي محكم، وذلك لضمان مناقلة فورية للأسهم وبكل موثوقية وأمان.

وتتم عملية مناقلة الأسهم في "إبانة" من خلال ثلاث خطوات أساسية سهلة وبسيطة، أولها أن يقوم المساهم بطلب نقل ملكية أسهم مع تعبئة كافة البيانات المطلوبة لنقل الأسهم من تحديد سعر السهم وعدد الأسهم، مع الموافقة على عقد نقل الملكية ثم دفع الرسوم الإدارية الخاصة بمنصة إبانة لتوثيق بيع الأسهم ليتم إرسال طلب البيع إلى المشتري.

أما الخطوة الثانية فتتمثل في قبول طلب المناقلة من قبل المشتري، وذلك بأن يقبل المشتري طلب المناقلة ويوافق على عقد نقل الملكية بعد الاطلاع على تفاصيل طلب المناقلة كاملاً ودفع المبالغ للبائع اعتمادًا على التفاصيل المتواجدة في طلب المناقلة، ومن ثم رفع إيصال الحوالة البنكية على منصة "إبانة".

وتأتي آخر الخطوات والتي تخص توثيق عملية مناقلة الأسهم، حيث تقوم "إبانة" أولا بالتحقق من سلامة عملية نقل الأسهم وفق الخطوات المشار إليها أعلاه والتأكد من صلاحية مناقلة الأسهم، ثم تقوم "إبانة" بقيد عملية المناقلة في سجل المساهمين فورياً، وإصدار شهادة أسهم للمشتري توثق انتقال الأسهم المباعة إلى ملكيته.

وتهدف "إبانة" من خدمة مناقلة الأسهم إلى تعزيز علاقة الشركة بمساهميها، وذلك عن طريق تمكين المساهمين من تقديم طلب وتوثيق عمليات نقل أو بيع الأسهم، وفق رسوم إدارية منفصلة يتحملها المساهم، وتوفير صيغة عقد نموذجية لعمليات نقل أو بيع الأسهم، والتحقق من هويات أطراف عمليات النقل أو البيع.

في سجل الملكية يتم الاحتفاظ بنسخة من سند الملكية سواء كان عقارا أو أراضي أو حصة من الأسهم، ويتم في هذا السند إثبات الأمور التي يمكن الاحتياج إليها مثل وصف للعقار أو الأرض أو غيرهما، وما يرتبط به من اشتراطات قانونية، يمكن بها نقل ملكية هذا العقار أو تلك الأرض من مستثمر او مساهم إلى آخر.

والسجل في القانون يستخدم للإشارة إلى الشخص أو المكان الذي يتم فيه حفظ الوثائق والسجلات الرسمية من عقود ومخالصات وكشوف تضم أسماء المساهمين ونسبة مساهمة كل شخص في رأس المالية (حال كانت الشركة مساهمة)، وغير ذلك من الوثائق القانونية.

ويُعد من الأمور الضرورية لجميع أصحاب المشروعات الصغيرة حفظ السجلات، حيث إن حفظ السجلات الخاصة بنفقات تلك المشروعات ومصروفاتها ومن ثمَّ أرباحها أو حتى خسائرها، كذلك سجلات الموظفين والمستندات الضريبية وما يرتبط بكل ذلك من حسابات يعد أمرا مهما حيث يساعد أصحاب تلك المنشآت على مراقبة ومتابعة تقدمها نحو أهدافها، مما يسهم في توفير الجهد والوقت والمال.

ومن الأمثلة على السجلات

سجل العقود أو سندات الملكية: وفيه يتم جمع كل سندات العقارات والأراضي التي تملكها الشركة، والمعلومات المتعلقة بهذه العقارات، لمعرفة تاريخ ملكية تلك العقارات وهذه الأراضي لإمكانية إطلاع المستثمرين عليها وقت الحاجة، أو عرضها على المقرضين في حالة السعي للحصول على قرض.

سجل المساهمين: والذي به يتم تسجيل أسماء المساهمين ويمكن من خلاله متابعة المستثمرين لعمليات بيع وشراء الأسهم، ومن يبيع ومن المشتري وما حجم الحصص المملوكة، وهو يختلف عن قائمة المساهمين، حيث يتم تحديث سجل المساهمين على فترات متباعدة قد تصل لعام كامل، بينما يتم تحديث قائمة المساهمين بشكل آني وفور وقوع أي تغير في الملكيات.

وعادة ما يتم الاحتفاظ بالسجلات إما لاستخدمها وقت المساءلة أو لتزويد أطراف أخرى بالمعلومات المطلوبة (كما في حال المقرضين كما سبق) أو للاسترشاد بها في حالة دخول أعمال مستقبلية، أيضا يمكن الرجوع إليها في حالة اتخاذ القرارات.

وتمر عملية إنشاء السجلات بعدة مراحل، أولها إنشاء السجل وحفظه، ثم ترتيب هذه السجلات داخل أقسام بطريقة يسهل معها الحصول على المعلومة من تلك السجلات التي قد تصل لآلاف الصفحات بعد فترة من عمر الشركة، ثم يتم ربط السجلات ذات الصلة بعضها ببعض بطريقة او بأخرلإمكانية استرجاعها بسهولة وقت الطلب، ويتم تدوين شرح مفصل ومبسط لكيفية استخدام كل ذلك حتى يمكن استفادة المسؤولين من تلك البيانات بسهولة.

وفي السابق كان يتم الاعتماد على السجلات الورقية، وذلك بوضع كل سجلات الشركة في وضع مادي، وكانت الشركة تضطر في بعض الأحيان للاحتفاظ بأكثر من نسخة من تلك الملفات للخوف من التلف، ومع تطور الأمور أصبح هناك السجلات الإلكترونية، حيث كان يتم حفظ تلك السجلات باستخدام نظام تطبيقات إدارة المحتوى، وثم كان يتم الاحتفاظ بهذه المعلومات على أقراص صلبة، وبعد كان يتم حفظ هذه البيانات على شبكة الإنترنت وبشكل سري.

ومع تطور الأمور وظهور أنواع جديدة من التكنولوجيا مثل التكنولوجيا الرقمية والتكنولوجيا متناهية الدقة، ثم تقنية سلسلة الكتل "البلوك تشين"، وهي دفتر الأستاذ الرقمي الذي يتم فيه تسجيل المعاملات، وكما تم العمل على تطوير صناعة التقنية بأنواعها من قبل، فإنه من المتوقع أن يتم تطوير تقنية سلسلة الكتل "البلوك تشين" مرات عديدة، ورغم حداثة تقنية البلوكتشين فقد ظهرت سريعا تقنية السجلات الموزعة، والفارق بين "البلوكتشين" والسجلات الموزعة أن الأخير يمكن معها السيطرة على شبكة المعلومات التي هي لامركزية وصعب السيطرة عليها في البلوكتشين، وعلى الرغم من انتشار استخدام تقنية السجلات الموزعة بشكل كبير في انتشار البلوكتشين إلا أنها تُعد الخطوة الممهدة نحو "البلوكتشين".

وعلى كل فأيا كانت الطريقة التي سيتم بها حفظ السجلات فإنه من المهم جدا الاحتفاظ بهذه السجلات بالطريقة الأكثر أمانا، لأنها تحافظ على حقوق كل من الشركة والمساهمين، وفي الوقت ذاته هي من أهم الأمور التي تدعم توجهات المستثمرين.

وبعد شرح المقصود بالسجلات وكيفية الاحتفاظ بها وأهمية ذلك لكل من الشركة والمساهمين، يتضح لنا مدى أهمية سجلات الملكية، حيث وبدون سجل الملكية تصبح كل السجلات السابقة بلا فائدة، فإذا كان هناك شخص يحتفظ بالسجلات الخاصة بكل شيء في المؤسسة ولكن لا يملك أساس ما يثبت ملكيته لهذه المؤسسة، فمن المؤكد ان كل ذلك بلا قيمة، وكذلك المساهم إذا لم يكن لديه ما يثبت ملكيته لحصة بالشركة فإن كل ما سبق لا يعنيه.